A NFe inutilizada é um documento fiscal que foi emitido, mas que não será mais utilizado pelo emissor. De forma que a comunicação de sua inutilização deve ser feita o quanto antes à SEFAZ para assegurar a conformidade fiscal e não sofrer penalidades.

Neste artigo, você vai entender o que é a NFe inutilizada, como consultar o status da inutilização e quais são os prazos e procedimentos para realizar o processo corretamente.

O que é uma Nota Fiscal inutilizada?

Nota Fiscal Inutilizada é o documento que foi emitido, mas não será utilizado pelo emitente devido a uma quebra na sequência numérica das notas fiscais. Por exemplo, se após a nota de número 100, ao invés de emitir a nota 101, o emissor emite a nota 102, há uma irregularidade na sequência.

A inutilização é a solução utilizada para comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) sobre esse erro no controle da numeração, garantindo assim a conformidade legal. Essa comunicação previne riscos fiscais e jurídicos para a empresa, assegurando que todas as transações estejam de acordo com as normas estabelecidas.

Qual a diferença entre nota fiscal cancelada e inutilizada?

A diferença está no momento e na motivação em que cada uma é usada. A nota fiscal cancelada acontece quando a NFe já foi emitida e autorizada, mas há algum erro e seu cancelamento é necessário. Enquanto a inutilização é usada quando há uma quebra na sequência numérica das NFes emitidas por motivos técnicos ou fiscais e é preciso informar à SEFAZ que aqueles números específicos não serão utilizados.

Cada opção possui um prazo para ser acionada. O cancelamento pode ser feito até 24 horas após a autorização, desde que a mercadoria não tenha sido transportada e o destinatário não tenha dado ciência da NFe. Já a inutilização pode ser solicitada até o 10º dia do mês subsequente, desde que os números da nota ainda não tenham sido usados em nenhuma NFe (nem autorizada, cancelada ou denegada).

Para que serve a inutilização de Nota Fiscal eletrônica?

A inutilização da Nota Fiscal serve para comunicar à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) que uma série de números da NFe não será mais utilizada. Isso é importante para evitar problemas fiscais e jurídicos, pois garante que:

  • Não haja numerações duplicadas: cada NFe possui um número único e sequencial. A inutilização impede que números já utilizados sejam emitidos novamente, o que garante a autenticidade e confiabilidade dos documentos fiscais;
  • Uma ordem cronológica seja mantida: a numeração sequencial das notas facilita a fiscalização e o controle por parte do Fisco. A inutilização ajuda a manter essa ordem, evitando falhas na escrituração fiscal;
  • Fraudes sejam evitadas: a inutilização dificulta a emissão irregular, pois torna inválidos os números que foram inutilizados. Isso contribui para o combate à sonegação fiscal e à emissão de notas fiscais “frias”.

Dessa forma, a inutilização é uma medida de segurança que garante a organização, confiabilidade e legalidade da emissão de notas fiscais eletrônicas.

Como saber se uma NFe foi inutilizada?

A principal forma é realizar a consulta através do Portal da Nota Fiscal Eletrônica ou via portais da SEFAZ de cada estado, ou ainda pelo sistema emissor utilizado na sua empresa.

Veja a seguir como realizar a consulta através do Portal Nacional.

Como consultar NFe inutilizada?

Consultar uma NFe inutilizada é fundamental para confirmar se os números informados à SEFAZ foram realmente invalidados e não poderão mais ser utilizados. Essa verificação ajuda a manter o controle da numeração fiscal e evitar problemas futuros.

Veja a seguir o passo a passo para fazer essa consulta de forma simples e rápida.

Passo 1

Primeiro, acesse o site do Portal da Nota Fiscal Eletrônica, e vá até a opção “Consultar Inutilização”.

[Imagem 1]
Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica

Passo 2

Com o número do CNPJ em mãos, preencha o campo correspondente, selecione o ano referente a consulta e selecione a validação de segurança. Em seguida clique em “Consultar”.

[Imagem 2]
Fonte: Portal da Nota Fiscal Eletrônica

Passo 3

O sistema apresentará a lista de inutilizações realizadas pela CNPJ do emitente no ano selecionado, com a data da inutilização, série da NFe e quantidade de números inutilizados.

Caso você procure por uma NFe específica e ela estiver na lista, clique na linha correspondente para visualizar os detalhes da inutilização.

Passo 4

Informações que você encontra ao consultar a inutilização:

  • CNPJ da empresa emitente;
  • Inscrição Estadual da empresa emitente;
  • Ano da inutilização;
  • Série da NFe;
  • Número inicial;
  • Número final;
  • Código do motivo da inutilização;
  • Data e hora da inutilização;
  • XML de inutilização: (disponível para download).

O que acontece quando uma nota fiscal é inutilizada?

Quando uma nota fiscal é inutilizada, a numeração escolhida é registrada na SEFAZ como inválida e não poderá mais ser utilizada. Dessa forma, nenhuma nota é efetivamente emitida, apenas o número é sinalizado como ‘não utilizado’.

Assim, garante-se a sequência numérica correta das notas fiscais, a organização e o controle das emissões. Além disso, o registro da inutilização fica armazenado no sistema da SEFAZ, assegurando transparência em eventuais fiscalizações.

O que acontece se não inutilizar uma nota fiscal?

Não inutilizar uma NFe pode gerar diversos problemas fiscais e operacionais. Isso porque as lacunas na numeração podem ser interpretadas como irregularidade pela SEFAZ, causando bloqueios na emissão de novas notas.

Além disso, podem ocorrer erros no sistema como duplicação ou numeração incorreta, e até permitir que terceiros usem os números indevidamente para emitir notas fantasmas.

Em casos mais graves, você pode receber multas ou penalidades. Por isso, é essencial realizar a inutilização assim que identificar a necessidade, garantindo a conformidade fiscal e evitando complicações futuras.

Qual o prazo para inutilizar uma NF?

O prazo máximo para solicitar é o décimo dia do mês subsequente. Por exemplo, se o erro ocorrer em maio (independente do dia), você terá até 10 de junho para finalizar o processo. Da mesma forma, se o erro acontecer em outubro, o prazo será até 10 de novembro para tomar as medidas necessárias.

Se o erro for identificado após o prazo, ainda é possível solicitar a inutilização, porém o contribuinte pode ser multado por ter perdido o prazo, variando conforme a legislação estadual. Por isso, é importante informar imediatamente o erro à Secretaria da Fazenda.

Qual é a multa por inutilização da NFe fora do prazo regulamentar?

Não há um valor fixado nacionalmente, os valores variam conforme a legislação de cada estado brasileiro.

Quando é necessário fazer a inutilização da NFe?

A inutilização de NFe é necessária quando um número de nota fiscal foi reservado, mas não será utilizado. Além de evitar falhas na sequência numérica, existem alguns outros cenários como:

  • Substituição de modelos antigos (1 ou 1A) pela NFe, mantendo a numeração anterior;
  • Imprevistos que impedem o envio ou recebimento da NFe;
  • Números fiscais não utilizados em um período específico;
  • Quebras na sequência não intencionais, como erros administrativos.

Nesses casos, apenas a numeração foi gerada, mas o documento fiscal não foi emitido. É importante realizar a inutilização corretamente, pois lacunas não justificadas podem ser interpretadas como tentativa de ocultar faturamento.

Segundo a legislação, fraudes ou omissões intencionais podem configurar sonegação fiscal, sujeita a multas ou penalidades legais. No entanto, quando feita conforme as regras da SEFAZ, a inutilização é legal e necessária.

Quando não deve ser feita a inutilização da NFe?

A inutilização não é necessária quando:

Nessas situações, o número da NF já foi utilizado e passou por outros processos, adquirindo esse status. Portanto, não podem ser inutilizadas.

Como fazer a inutilização da Nota Fiscal Eletrônica?

Há duas possibilidades: realizar a inutilização comunicando a SEFAZ por meio de um sistema emissor ou de uma API de documentos fiscais.

Um sistema emissor é indicado para pequenos negócios que emitem poucas notas. Já uma API, como a Focus NFe, é indicada para empresas que possuem pelo menos um programador na equipe. Por exemplo, software houses, ERPs e SaaS.

Inutilização via sistema emissor

Através do sistema emissor da sua empresa, comunique à SEFAZ até o décimo dia do mês subsequente à ocorrência da falha da seguinte forma:

  1. Acesse o sistema emissor de NFe: utilizando o certificado digital da empresa para entrar no sistema, localize a opção para inutilização de NFe. Essa opção pode variar de acordo com o sistema utilizado;
  2. Preencha os dados relevantes como:
    • A série da NFe que teve a numeração quebrada, número inicial da faixa de notas que serão inutilizadas;
    • O número final da faixa de notas que serão inutilizadas;
    • A justificativa com a descrição do motivo da inutilização.
  3. Envie a solicitação de inutilização: revise os dados informados e confirme a solicitação. Dessa forma, o sistema emitirá um Protocolo de Inutilização com o número e data da inutilização;
  4. Comunique à SEFAZ: o Protocolo de Inutilização deve ser armazenado em local seguro e apresentado à SEFAZ quando solicitado.

Vale ressaltar que esse processo pode ter variações de sistema para sistema.

Inutilização via API Focus NFe

Com a API da Focus NFe, o próprio programador(a) faz a inutilização de notas fiscais de forma simples e prática. Isso acontece porque a nossa API controla de forma automática a numeração das notas. Assim, em uma situação normal, você não precisa informar a inutilização de um número da NFe.

Mas, se em alguma situação específica for necessário a inutilização de alguma faixa de números, você poderá realizar isso facilmente via API.

Saiba mais sobre como funciona a inutilização da nossa API em nossa documentação: Inutilização NFe.

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Perguntas frequentes sobre NFe inutilizada

Confira a seguir as perguntas mais relevantes sobre a NFe inutilizada.

O que colocar na justificativa de inutilização de NF?

Coloque de maneira breve o motivo pelo qual a numeração não será usada.

Tem como cancelar uma inutilização de nota fiscal?

Não é permitido cancelar uma inutilização. Uma vez inutilizada a numeração da nota fiscal, esta não pode mais ser utilizada.

Nota fiscal inutilizada tem chave de acesso?

Não. A inutilização é de numeração que nunca foi usada em NFe autorizada, logo não há nota emitida para gerar chave de acesso.

Tem XML de nota inutilizada?

Sim, existe um XML que registra a ação da inutilização, mas não é um XML igual ao da NFe como documento emitido.