A Nota Fiscal de Entrada é o documento que registra a entrada de produtos ou serviços em um estabelecimento. Assim como outros documentos, sua emissão é de extrema importância diante das obrigações fiscais.

Confira o artigo de hoje e entenda mais sobre esse documento, quando e como emiti-lo.

O que é nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento essencial no registro da entrada de mercadorias ou serviços em uma empresa. Emitida pelo fornecedor ou prestador de serviço, ela formaliza a origem, quantidade e valor dos itens adquiridos.

Importante para assegurar os direitos e deveres das partes envolvidas, esta NFe auxilia no controle fiscal e contábil de operações comerciais. É utilizada em casos de compra, devolução, retorno ou transferência entre filiais, além de ser obrigatória para todas as transações comerciais com empresas nacionais, mesmo quando não emitida pela empresa vendedora.

Por reunir informações como valores pagos, impostos deduzidos e descrição dos serviços, garante a regularização adequada das transações.

Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e de saída?

A principal diferença entre as duas notas fiscais está no fluxo das mercadorias ou serviços, assim como na responsabilidade pela emissão de cada uma.

No entanto, como esta é uma dúvida frequente, vamos compará-las na tabela abaixo para entender melhor:

Tipo de Nota Fiscal NFe de Entrada NFe de Saída
Fluxo Gerada a partir da compra ou recebimento de um novo produto ou serviço de outra empresa. Emitida na saída de produtos ou serviços vendidos a um consumidor final.
Responsável pela emissão Geralmente é emitida pelo fornecedor, mas em alguns casos pode ser emitida pelo comprador. Sempre é emitida pela empresa que está realizando a venda dentro da transação comercial.
Objetivo Serve para registrar a entrada da mercadoria no estoque, comprovar a origem dos produtos e o valor pago por eles. Este documento é um comprovante da saída da mercadoria do estoque, do destino dos produtos e de qual valor será recebido por eles.

Para que serve a nota fiscal de entrada?

Esse tipo de NF é essencial para o registro de todas as aquisições feitas por uma empresa. Além disso, desempenha um papel relevante na gestão, uma vez que proporciona um controle financeiro mais preciso, um melhor controle de estoque e facilita o planejamento da produção, dentre outros aspectos importantes.

Quem pode emitir uma nota fiscal de entrada?

A emissão da NF de entrada pode ser feita tanto pelo fornecedor como pelo comprador. Mas geralmente é emitida pelo fornecedor.

Por exemplo, ao adquirir matéria-prima para uma fábrica de móveis, é frequente que o fornecedor entregue os materiais acompanhados de uma nota fiscal de entrada. Esse documento inclui detalhes precisos sobre os itens, como descrição, quantidade, valor e informações das empresas envolvidas na transação.

No entanto, há casos em que o fornecedor pode estar isento da emissão da nota fiscal de entrada, como quando se trata de uma pessoa física ou uma empresa que não recolhe ICMS. Nessas situações, cabe à empresa que compra a emissão após receber os produtos ou serviços.

Sou obrigado a emitir nota fiscal de entrada?

Para as empresas remetentes das mercadorias a emissão da nota de entrada é obrigatória, desde que estas não estejam dispensadas por lei. Já para as empresas que destinatárias, as que recebem as mercadorias, somente são obrigadas a emitir quando o fornecedor não emite esta nota fiscal, como no caso de compras de pessoa física ou empresas não contribuinte do ICMS.

Quando posso emitir uma nota fiscal de entrada?

Para as empresas, é possível emitir a nota fiscal de entrada em diversas situações, como:

Devolução de mercadorias

Em situações onde o comprador devolve a mercadoria ou solicita a troca, a sua empresa precisa emitir a nota fiscal para registrar esta situação e que o produto retornou ao estoque.
Vale lembrar que nesses casos será necessário cancelar a nota fiscal de saída para anular a venda.

Importação de produtos e serviços

Mesmo que mercadorias estrangeiras venham acompanhadas de uma nota fiscal, a empresa que o recebe deve emitir uma NF de entrada. Isso porque o documento fiscal estrangeiro não tem validade jurídica no Brasil.

Retorno sobre industrialização

O retorno sobre a industrialização acontece quando matérias-primas e insumos são entregues a uma empresa para serem modificados antes de voltarem para a fábrica.

Nesse cenário, quando o processo é feito por um profissional autônomo, a empresa deve emitir nota de entrada para receber os itens processados.

Retorno de simples remessa

Esse procedimento acontece quando a mercadoria sai do estoque para ser utilizada em outra finalidade que não seja a venda. Como em casos de reparos ou demonstrações.

Logo, assim que a mercadoria volta para o estoque, é preciso emitir a nota de entrada.

Retirada ou transporte de mercadorias

Quando você faz a retirada de uma mercadoria e/ou assume o transporte de uma, é necessário emitir a Nota Fiscal para formalizar sua movimentação em território nacional.

Além disso, mesmo que o produto já seja seu, ao transportá-lo entre estados, também é obrigatório emitir a Nota Fiscal de Entrada para o correto recolhimento do ICMS.

Compra em leilão ou concorrência pública

Conforme o artigo 136, inciso I, alínea “g” do RICMS/2000, toda mercadoria ou bem adquirido em leilão ou concorrência pública deve ter Nota Fiscal de Entrada emitida pelo contribuinte no momento de sua entrada no estabelecimento, exceto quando for produtor.
Essa obrigatoriedade se aplica mesmo a empresas do Simples Nacional, garantindo a regularização fiscal da operação.

No entanto, a NF de Entrada para leilões não segue um padrão fixo e é essencial analisar o Termo de Arrematação. Dependendo do tipo de mercadoria, podem existir legislações específicas, além de regras estaduais e municipais que influenciam a emissão da nota fiscal.

Quando o vendedor for MEI, PF ou PJ não contribuinte do ICMS

Nos casos onde o vendedor se enquadrar como MEI, Pessoa Física ou Pessoa Jurídica não contribuinte, fica a cargo do comprador gerar a nota fiscal de entrada.

Lembrando que em todas as operações de venda devem ser emitidas notas fiscais. Aqui, o que muda na operação comercial é o responsável pela emissão.

Quando emitir nota fiscal de entrada própria?

Quando a empresa transporta para si mesma mercadorias ou bens, seja por compra, transferência entre estabelecimentos, remessa para industrialização ou para revenda, ou ainda quando recolhe produtos de leilões, concorrências públicas ou devoluções de clientes.

Também nas situações já mencionadas anteriormente, como quando o fornecedor não é obrigado a emitir a nota de entrada ou não é contribuinte do ICMS.

Como emitir uma nota fiscal de entrada?

A emissão de nota fiscal de entrada funciona de forma simples com o preenchimento de poucos campos, podendo ser gerada de duas maneiras: por emissão direta ou por importação.

As informações necessárias para o processo incluem:

Vejamos os detalhes para cada uma dessas opções na sequência.

Nota Fiscal de entrada por emissão direta

Utilizada quando a empresa que vendeu a mercadoria para sua empresa é a responsável pela emissão da nota. De forma que você deve importar o arquivo XML e registrar a entrada tanto no controle tributário como no estoque. Veja como fica o passo a passo:

  1. Cadastro do CNPJ: cadastre sua empresa junto à Prefeitura ou Secretaria da Fazenda do Estado onde atua;
  2. Obtenção do Certificado Digital: adquira um certificado digital válido, necessário para assinar eletronicamente a NF-e;
  3. Escolha do Software de Emissão: utilize um sistema emissor de NF-e autorizado, que permita gerar, assinar e transmitir o documento à SEFAZ;
  4. Preenchimento da Nota Fiscal: insira dados do fornecedor como nome, CNPJ, endereço e os detalhes da mercadoria (descrição, quantidade, valor unitário); Depois, selecione o CFOP e informe os impostos correspondentes (ICMS, IPI, PIS/COFINS);
  5. Assinatura e Transmissão: assine digitalmente a NF-e com o certificado da empresa, transmita a nota à SEFAZ e aguarde a autorização;
  6. Armazenamento do Documento: salve o arquivo XML e o DANFE para fins fiscais e contábeis.

Nota Fiscal de entrada por importação

Esta nota é usada quando a empresa que comprou o produto ou serviço emite a nota fiscal que comprova a entrada ou retorno da mercadoria para sua empresa. Nessa situação, o procedimento é o mesmo utilizado para emitir uma nota fiscal de saída:

  1. Acesso ao Portal Nacional da NF-e: entre no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica;
  2. Consulta da NF-e: clique em “Consultar NF-e” e insira a chave de acesso da nota (44 dígitos, localizada no canto superior direito do documento);
  3. Download do Arquivo XML: clique no botão de download da NF-e, selecione o certificado digital da sua empresa e aguarde a finalização do download do arquivo XML;
  4. Registro no Controle da Empresa: importe o arquivo XML para o seu controle de estoque e faça o registro no controle tributário.

Qual é o prazo para emitir uma nota fiscal de entrada?

Não há um prazo estipulado para a emissão da NFe de entrada. No entanto, há algumas boas práticas como emitir este documento no momento em que o produto foi vendido e antes de deixar o estabelecimento fornecedor, ou no momento de sua chegada ao destinatário, conforme a situação.

O que fazer com a nota fiscal de entrada?

Como a função dessa NF é comprovar a entrada de mercadorias no estoque das empresas, o seu armazenamento correto é essencial. Veja o que você deve fazer com ela:

  • Armazenamento: mantenha a nota fiscal de entrada em um local seguro e organizado, juntamente com outros documentos fiscais da empresa;
  • Controle de estoque: utilize-a como registro da entrada dos produtos no controle de estoque. Isso auxiliará na manutenção de um registro atualizado;
  • Contabilidade: use-a para registrar os gastos da empresa e calcular impostos. Entregue a nota fiscal ao seu contador para que ele possa lançá-la adequadamente na contabilidade.

Qual é a importância de baixar a NF de entrada?

Baixar a nota fiscal de entrada ou importar o XML, é importante para a organização e a segurança fiscal da empresa. Afinal, mais do que um documento eletrônico, a NF de entrada evita notas frias e otimiza a gestão fiscal.

Evita notas frias lançadas contra seu CNPJ

Em casos onde há emissões fiscais realizadas contra o seu CNPJ sem o seu conhecimento, é indicado realizar a manifestação do destinatário. Com esse documento, a empresa pode informar à Receita Federal se realmente participou da transação comercial ou não.

Mas para realizar esse processo, é necessário ter a Nota Fiscal de entrada emitida em mãos.

Melhor gestão

Realizar o download deste documento garante um melhor gerenciamento sobre as movimentações do estoque, facilita a apresentação das informações quando solicitadas pelo Fisco, além de ser um backup de informações importantes da empresa.

Lembrando que é imprescindível manter as notas fiscais, sejam de entrada ou de saída, sob guarda no formato XML pelo prazo mínimo de 5 anos.

Como baixar a nota fiscal de entrada?

Siga os seguintes passos para baixar a nota fiscal de entrada:

  1. Acesse o Portal Nacional da Nota Fiscal eletrônica;
  2. Dentre os serviços disponíveis, existem quatro opções: Consultar NFe, Consultar Disponibilidade, Manifestação do Destinatário e Consultar Inutilização. Escolha a primeira opção para obter todos os detalhes da nota, como emitente, destinatário, produtos, serviços e valores;
  3. Insira a chave de acesso, composta por 44 números localizados no canto superior direito da nota. Em seguida, preencha valide o captcha e prossiga clicando em “Continuar”;
  4. Localizada a nota fiscal, você poderá baixá-la. Basta encontrar o botão de Download do documento e clicar nele;
  5. Na etapa seguinte, selecione o Certificado Digital da empresa, que deve ter sido previamente instalado na máquina que você está utilizando;
  6. Após confirmação, o download iniciará automaticamente.

Caso você se torne cliente da Focus NFe, é possível baixar suas notas fiscais de maneira simples e automatizada, por meio da nossa API REST.

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Perguntas frequentes sobre nota fiscal de entrada

Um MEI pode emitir nota fiscal de entrada?

Sim, desde que o serviços prestados pelo microempreendedor opere com estoque. Isso porque a nota fiscal de entrada se trata de um documento que registra a entrada de mercadorias ou insumos em um estabelecimento.

Posso emitir nota fiscal de entrada retroativa?

Sim. Entretanto, essa autorização está sujeita às políticas de cada prefeitura e também das SEFAZ estaduais. Por isso, o indicado é verificar junto aos órgãos fiscalizadores da sua região a disponibilidade dessa opção.

Como classificar uma nota fiscal de entrada?

Para classificar corretamente uma nota fiscal de entrada, identifique primeiro o tipo de operação (se é de compra, remessa, retorno, etc.), depois insira o CFOP adequado e por fim verifique qual é a tributação pertinente em acordo com a legislação fiscal.

O que acontece se eu não der entrada em uma nota fiscal?

Caso não seja dada a entrada de uma nota fiscal podem ocorrer inconsistências fiscais, multas e autuações, perdas de créditos tributários, entre outras penalidades. É importante que todo documento fiscal seja devidamente registrado e lançado na contabilidade da empresa e nos órgãos fiscais responsáveis.

Como saber se uma NF-e de entrada ou saída?

A NF-e é de entrada quando a empresa recebe produtos ou serviços (compra, devolução ou retorno) e de saída quando a empresa envia e vende mercadorias ou presta serviços a outro destinatário.

Quem é o destinatário da nota fiscal de entrada?

É a empresa ou pessoa que vai receber a mercadoria e será a responsável por dar entrada no estoque do bem recebido.