A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é o registro digital oficial de operações comerciais, utilizado para documentar transações fiscais de compra e venda de mercadorias.

Neste artigo, você entenderá como funciona o arquivo XML da NF-e, qual é a diferença entre esse documento e outros tipos de nota fiscal e como configurar sua emissão em sistemas públicos ou privados.

O que é a NF-e e para que serve este documento?

Basicamente, é um documento fiscal de uma transação comercial e serve para controlar a tributação ocorrida em todo o território nacional. Por registrar as informações tributárias da operação, permite o acompanhamento e a fiscalização pelos órgãos competentes.

A nota fiscal eletrônica também confere validade jurídica à operação registrada. Uma vez que sua autenticidade é garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso concedida pela Secretaria da Fazenda antes da ocorrência do fato gerador.

Qual é a diferença entre o DANFE e o arquivo XML da NF-e?

A Nota Fiscal eletrônica é um documento totalmente digital emitido em formato XML. Enquanto o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica é a versão impressa e simplificada da NF-e com informações básicas da operação.

Vale frisar que o DANFE não substitui a NF-e. Sua função principal é acompanhar mercadorias durante o transporte e, por meio da chave de acesso de 44 dígitos indicada em um de seus campos, permitir a consulta do documento eletrônico original.

Qual é a importância de emitir a Nota Fiscal Eletrônica no dia a dia da empresa?

A emissão da Nota Fiscal eletrônica traz benefícios para diferentes etapas da operação fiscal da empresa. Entre os principais, estão:

  • Redução de custos: diminui a necessidade de impressão e armazenamento de documentos fiscais em papel.
  • Viabilização de vendas digitais: permite documentar operações realizadas por e-commerce e outros canais de venda pela internet.
  • Mais segurança nos processos: a validação das informações fiscais reduz riscos de inconsistências e aumenta a segurança dos processos internos.
  • Redução de erros manuais: a emissão eletrônica diminui a necessidade de preenchimento manual das informações fiscais, otimizando o processo.
  • Ganho de produtividade: a automação das emissões reduz tarefas repetitivas e permite que a equipe dedique mais tempo a outras atividades da empresa.

Quem é obrigado a emitir a NF-e nas operações comerciais?

A exigência depende do enquadramento do contribuinte, da atividade exercida e do tipo de operação realizada. Por isso, empresas que comercializam mercadorias devem observar as regras da Secretaria da Fazenda do estado em que estão sediadas para verificar a obrigatoriedade de emissão da NF-e.

No caso do MEI, por exemplo, há uma regra específica: a emissão de nota fiscal é dispensada nas operações ou prestações realizadas para pessoa física, salvo quando o consumidor solicitar o documento. Ao passo que quando o destinatário é uma pessoa jurídica, o Microempreendedor Individual deve emitir nota fiscal.

Quais são os principais tipos de documentos fiscais eletrônicos?

A Nota Fiscal eletrônica é um dos diversos tipos de documentos fiscais eletrônicos existentes no Brasil. Cada documento possui diferentes usos e é de fundamental importância conhecer cada um deles para saber em quais situações usá-los.

Entre os principais, estão:

Esses são alguns dos documentos fiscais eletrônicos utilizados para registrar operações de mercadorias, serviços, transporte, comunicação e outras atividades. A Receita Federal mantém uma relação mais ampla de documentos fiscais eletrônicos, que inclui ainda modelos e documentos para trâmites específicos.

O que é preciso para começar a emitir a NF-e?

O primeiro passo é credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda do estado em que está registrada. Esse credenciamento é feito diretamente no portal da Sefaz e pode variar conforme a Unidade Federativa. Além disso, é fundamental entender qual tipo de nota será emitida, pois cada uma segue regras e plataformas de emissão diferentes.

Também é necessário adquirir um certificado digital, que funciona como a assinatura eletrônica da empresa, garantindo a autenticidade da nota fiscal. Depois disso, é necessário utilizar um sistema emissor adequado para realizar o preenchimento, a assinatura e a transmissão do documento à administração tributária. Com tudo pronto, basta preencher corretamente os dados da transação e da empresa para começar a emitir as notas.

Confira detalhadamente cada ação a seguir.

Saber o tipo de nota que será emitida

Este é um processo muito importante. Como destacamos anteriormente, cada documento fiscal possui uma finalidade específica e segue regras e procedimentos de emissão próprios.

Por exemplo, a NF-e e a NFC-e podem ser emitidas por meio de sistemas emissores próprios ou adquiridos pelo contribuinte, desde que atendam aos requisitos técnicos e estejam autorizados a se comunicar com os ambientes da administração tributária

Já a Nota Fiscal de Serviço deve ser emitida no site da prefeitura correspondente ou via Portal Nacional da NFSe. A forma de emissão depende das regras para o município e para o prestador, podendo envolver o sistema municipal ou o padrão nacional da NFS-e.

É de suma importância saber qual a nota correta a ser emitida para ter certeza das informações que devem ser incluídas e quais documentos devem acompanhar a sua nota fiscal.

Adquirir um certificado digital

Ter um certificado digital é essencial para a validação de suas notas fiscais eletrônicas. Trata-se da identidade da pessoa física ou jurídica e é utilizado para a assinatura de documentos fiscais digitais.

O certificado digital, além de ser um mecanismo de identificação, é também uma assinatura com validade jurídica e fiscal. Ou seja, assegura que aquele documento fiscal realmente é seu, dificultando fraudes e alterações.

Existem dois tipos de certificados digitais autorizados pela ICP Brasil: o A1 e o A3.

  • Certificado digital A1: arquivo digital que deve ser instalado na plataforma digital emitente. Vale por um ano e pode ser utilizado pelo sistema emissor conforme sua configuração e infraestrutura.
  • Certificado digital A3: certificado armazenado em mídia criptográfica como cartão ou token, ou em outras modalidades disponibilizadas pelas autoridades certificadoras. Seu prazo de validade depende do certificado contratado.

Escolher o emissor de nota fiscal eletrônica

É verdade que você pode emitir as suas notas fiscais eletrônicas por meio de uma aplicação própria, de um sistema emissor pago ou, quando disponibilizado pela administração tributária, de um emissor público.

Mas, no caso da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, a forma de emissão pode variar conforme o município e o padrão adotado. A expansão do modelo nacional da NFS-e inclusive, vem ampliando a padronização desse processo.

Por isso, recomendamos sistemas pagos de emissão de notas fiscais para que você cuide de seu negócio e a parte burocrática seja automatizada.

Começar a emitir as notas fiscais

Com um bom sistema em mãos é só preencher e transmitir as notas fiscais de acordo com os requisitos da operação. Bastando ter atenção e preencher corretamente as informações relativas à transação e aos dados da empresa.

Como emitir Nota Fiscal Eletrônica?

A emissão das notas fiscais eletrônicas variam conforme o enquadramento tributário do contribuinte, estado de origem e o sistema emissor utilizado. Isso acontece porque para empresas de grande porte, por exemplo, as soluções de emissão mais indicadas costumam ser pagas.

Já microempreendedores e pequenas empresas podem utilizar emissores gratuitos como o emissor de NF-e do SEBRAE conforme as regras da instituição. No entanto, de forma geral, as etapas de emissão são semelhantes. Vejamos como é o processo a seguir.

1. Escolha e configure o sistema emissor de NF-e

Para começar o processo de emissão, é essencial utilizar um sistema emissor adequado para configurar os dados da empresa, produtos e destinatários. O contribuinte pode utilizar uma aplicação própria, uma solução adquirida ou, quando disponível e aplicável, uma alternativa pública.

Embora algumas administrações tributárias e instituições disponibilizem soluções gratuitas, não existe um único emissor público gratuito que seja obrigatório em todo o país. A disponibilidade e as características dessas soluções variam conforme o estado e o perfil do contribuinte.

2. Cadastre o emitente

Na primeira execução do programa, será necessário cadastrar o emitente. Em sistemas que utilizam esse tipo de cadastro, é necessário informar os dados da empresa antes da emissão.

3. Cadastre os clientes

Antes de realizar a emissão, é preciso cadastrar os destinatários e os produtos no sistema. Logo, vá na seção de Cadastro e selecione a opção disponível para registrar seus clientes e mercadorias que serão incluídos na nota.

4. Crie uma nova NF-e

Para gerar uma nova nota fiscal, acesse a função de emissão de NF-e disponível no sistema utilizado. Em seguida, preencha todos os campos obrigatórios de acordo com as informações da operação, incluindo:

  • CNPJ;
  • Endereço;
  • Razão social da empresa;
  • Inscrição estadual;
  • Identificação do cliente;
  • Descrição dos produtos ou serviços;
  • Quantidade;
  • Valor unitário;
  • Valor total;
  • Impostos e contribuições;
  • Número da nota fiscal;
  • Data da emissão; e
  • Entre outras informações.

5. Valide a NF-e

Para verificar se todos os campos foram preenchidos corretamente, utilize a função de validação disponibilizada pelo sistema emissor antes da transmissão. A NF-e possui uma chave de acesso formada a partir de informações específicas do documento.

6. Assine digitalmente

Como mencionado, é preciso ter um certificado digital válido para emissão da NFe. Logo:

  1. Com um certificado digital válido (tipo A1 ou A3), realize a assinatura digital da NF-e;
  2. Siga os procedimentos solicitados pelo sistema para utilização do certificado digital;
  3. Verifique se o status da NF-e mudou para “Assinada”.

7.Transmita para a SEFAZ

Depois de assinado, é preciso transmitir o documento à Secretaria da Fazenda do seu estado. Basta acessar a opção Transmitir, e o sistema enviará a NF-e para a SEFAZ e aguardará o retorno.

Quando a nota for autorizada, seu status será atualizado para “Autorizada”.

8. Imprima o DANFE

Para o caso de transações comerciais de mercadorias é preciso emitir o DANFE para acompanhar o produto durante o transporte. Então, assim que emitida a nota, vá na opção de gerar PDF e faça o download do documento auxiliar.

Por quanto tempo é preciso armazenar as notas fiscais eletrônicas?

Como regra geral, o prazo considerado é de, no mínimo, cinco anos, período este que é relacionado aos prazos de constituição e cobrança do crédito tributário previstos no Código Tributário Nacional. A motivação disso é a ocorrência de trocas de produtos ou serviços, controle de garantia ou fiscalizações por parte da Receita Federal.

Assim, deve ser preservado o arquivo XML assinado digitalmente e autorizado pela SEFAZ. O Portal Nacional da NF-e orienta que esses elementos sejam armazenados no mesmo formato em que foram transmitidos e autorizados. Lembrando que o arquivo PDF ou DANFE não substituem a guarda do XML pelo emitente.

Por isso, é importante manter os arquivos em um ambiente seguro, com mecanismos de armazenamento e backup para reduzir o risco de perda ou indisponibilidade. A guarda facilita a apresentação dos documentos à administração tributária quando solicitados, inclusive em processos de fiscalização e auditoria.

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Com a integração, a emissão de notas fiscais pode ser feita diretamente pelo código do ERP ou software da empresa, de forma rápida e segura. Assim, os desenvolvedores podem integrar os recursos fiscais ao sistema que a empresa já utiliza, sem precisar construir toda a comunicação com os ambientes governamentais.

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Perguntas frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Quando devo emitir NF-e ou NFCe?

A NF-e modelo 55 é utilizada principalmente para documentar operações de circulação de mercadorias. Já a NFC-e modelo 65 é destinada às operações de venda ao consumidor final, conforme as regras estabelecidas pela Secretaria da Fazenda de cada estado.

É possível emitir NF sem CNPJ?

Em situações específicas, sim. O Portal Nacional da NF-e prevê a possibilidade de emissão por pessoa física identificada por CPF, com certificado digital compatível. A aplicação dessa modalidade depende das regras e procedimentos estabelecidos para o contribuinte.

Como transformar uma NFCe em NF-e?

Não é possível simplesmente converter uma NFC-e já autorizada em NF-e. Se o documento foi emitido incorretamente, é necessário verificar as regras da UF para cancelamento e, quando permitido, emitir um novo documento com o modelo adequado.

O que é NF-e denegada?

A NF-e denegada é uma nota fiscal cujo uso não foi autorizado pela Sefaz devido a alguma irregularidade identificada nas validações fiscais ou cadastrais do emitente ou destinatário.

É possível emitir NF-e sem certificado digital?

Em regra, não. A NF-e precisa ser assinada digitalmente com certificado no padrão ICP-Brasil. O Portal Nacional prevê certificados A1 ou A3 e também há situações específicas previstas na legislação, como modalidades de emissão pelo Fisco.

Como recuperar uma NF-e perdida?”

Para recuperar uma NF-e perdida, acesse o site da SEFAZ com a chave de acesso de 44 dígitos disponível no DANFE, insira no campo indicado e baixe o XML. Caso não tenha a chave, contate a empresa emissora e solicite o arquivo ou consulte seu sistema de emissão.